Assistante Administrative/Administrative Assistant

Montreal East, QUEBEC | 5 months
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Job Summary

Montreal East
Intertek

Job Description


Job Description


DESCRIPTION GÉNÉRALE DES RESPONSABILITÉS/span>

l'adjoint administratif est chargé de fournir un soutien administratif efficace et compétent à la succursale d'une manière sûre, légale et éthique, contribuant ainsi à assurer que les services de la succursale aux
clients sont toujours de grande qualité.


FONCTIONS /span>


  • Rédiger, réviser et mettre en page divers documents et rapports
    (excel / word)/li>

  • Facturation (réviser les heures de travail, les dépenses et tous
    autres frais reliés aux services exécutés). /li>

  • Préparer et envois par courriel (rapports / factures /
    communications)/li>

  • Créer divers documents informatiques pour la direction et
    l’administration/li>

  • Création et suivi des bons de commande/li>

  • Assister à codifier les factures reçues et effectuer la saisie de
    celles-ci dans le logiciel comptable/li>

  • Traiter et mettre à jour la base de données /li>

  • Remplacer à la réception de façon occasionnelle/li>

  • Effectuer des photocopies et faire de la gestion de dossiers/li>

  • Effectuer toute autre tâche connexe/li>


QUALIFICATIONS/span>


  • Maîtrise de la suite MS Office exemple Word, Excel et Outlook à un niveau avancé/li>

  • Expérience pertinente en administration  /li>

  • Bilinguisme parlé et écrit /li>

  • Souci du détail, sens de l'organisation et bonne gestion des
    priorités /li>

______________________________________________________________________________

1.      General Description of Responsibilities
T
he Administrative Assistant has responsibility for providing effective and competent office support to the Branch in a safe, legal, and ethical manner.

2.      Specific Responsibilities

  • Coordinating specific administrative programs as assigned
  • Assisting with forecasting and month end reports
  • Assisting with budget preparation
  • Assisting with expense report preparation
  • Assisting with invoice coding and approval
  • Assisting with travel arrangements
  • Setting up conference room(s) for visitors and in-house meetings
  • Ensuring that project files are maintained appropriately
  • Assuming the role of “lead worker” in an assigned area and coordinating the daily workflow in that area
  • Typing and distributing various meeting minutes
  • Assisting with basic shipping and receiving functions as required
  • Performing standard receptionist duties as required
  • Maintaining a high level of confidentiality 
  • Participating in the development and implementation of business goals and objectives
  • Performing other work as required

3.      Education and Experience Requirements

•        High school diploma or equivalent

•        4-6 years directly related experience

4.       Core Competencies

  • Excellent customer service skills
  • Excellent communication skills in both languages, verbal and written 
  • Excellent organization and time management skills
  • Effective business writing and composition skills 
  • Ability to analyze and solve problems
  • Ability to work independently in a fast-paced, multi-tasking environment
  • Ability to pay attention to detail
  • Ability to type quickly and accurately
  • Microsoft Office software expertise

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